Formularios que ahorran papel, tiempo y consumo de energía
Hablando de economía sostenible, pocas modificaciones de procesos documentales son tan sencillas y ecológicas como eliminar los formularios en papel e implantar definitivamente los formularios en formato electrónico, sean formato web o sea en formato PDF.
Yo personalmente estoy aburrido de recibir formularios de banca, instituciones y administración pública que requieren ser impresos (primer error), completados a mano (segundo error), escaneados (tercer error) y finalmente remitidos en un pesado archivo de digitalización (cuarto error).
La creación de un formulario PDF rellenable y susceptible de firma o certificación electrónica es ya un proceso muy optimizado, pero que casi ninguna empresa o institución aplica de manera adecuada.
Aquí os lo resumo brevemente, pero estaré encantado de ampliaros la información y vuestras dudas si me escribís vía email a crodriguez@brandingbox.es:
- Maquetar el formulario base. Normalmente, en las empresas no se dispone de programas de edición profesionales como InDesign o Illustrator. Aunque son las soluciones ideales, tampoco es necesario complicarnos tanto si lo que queremos es generar nuestros propios formularios para clientes y usuarios con una apariencia ordenada y agradable. Podemos recurrir a los procesadores de textos más habituales, maquetar el documento con los campos y nominar los campos conforme a nuestro interés por captar los datos y pasar al paso 2.
- Generar el PDF desde la aplicación de maquetación. Superado el primer paso donde se da el formato adecuado a los campos, los nombres de los campos y se escriben las instrucciones ayuda para cumplimentar el formulario. La mayoría de las aplicaciones de ofimática, tanto comerciales como de uso libre gozan de un buen módulo de exportación a formato PDF. Al final de este paso deberemos tener un sencillo PDF con campos y nombres pero aun sin la prestación de ser un auténtico PDF rellenaba.
- Editar el PDF y convertirlo en PDF rellenable. Sin duda es este tercer y último paso el que genera más intentos fallidos a los responsables de gestión documental. Vaya por delante precisar que para editar un PDF rellenable no habrá más opción profesional (desconozco las soluciones gratuitas a este paso) que contar Adobe Acrobat. En realidad este tercer paso exige dos subtareas:
- La primera editar y asignar a los campos del formulario un nombre (que deberá ser único por cuestiones que trataré en otro artículo más avanzado), y un orden de tabulación. No existe nada más satisfactorio para el usuario que completar un campo y pulsar intro o tabulador y pasar de manera automática al siguiente campo del formulario.
- La segunda y última es Guardar PDF rellenable. Es en este punto donde deberemos previamente guardar una copia “master” del formulario editado pero sin la asignación característica de “PDF ampliado de Reader”. Mi experiencia me dice que rara vez no nos veremos obligados a volver sobre nuestros pasos para corregir un campo o una característica de campo. Si no hemos tenido la precaución de guardar un archivo “master”, Acrobat no nos permitirá editar el formulario ya “convertido” y deberemos repetir de nuevo todo el tedioso proceso de asignación de campos, orden de tabulación, etc.
Entiendo que puede resultar un proceso algo complejo para quien no lo ha realizado antes, pero os aseguro que en una o dos pruebas o haréis con los mandos y los resultados son espectaculares, pues se consiguen dos ventajas fundamentales sobre el formulario escrito y digitalizado:
- Facilitar al usuario que suministra los datos completar en su ordenador (e incluso firmar o certificar) todos los campos demandados sin necesidad de el engorroso proceso de impresión, firma, digitalización y envío.
- Tratado adecuadamente, el formulario generado con Adobe Acrobat, demuestra una increíble potencia para la gestión de los datos que pueden ser, enviados de manera ordenada y explotados posteriormente en bases de datos, sin necesidad de tabulación manual, ahorrando cantidades ingentes de tiempo y eliminando los errores de transcripción.
Este es un primer asalto a la cuestión formularios en PDF. El tema tiene indudable interés por la cuestión de la eficiencia de los procesos y por otra cuestión, con permiso de Trump y los negacionistas, mucho más importante: el ahorro de papel, impresión y los costes energéticos que todo el proceso puede ahorrar. Espero que os sirva de ayuda.
Nosotros en Branding Box siempre ofrecemos a nuestros clientes corporativos un sistema documental que gestione de manera inteligente y sostenible sus formularios.
